Como medida do “Programa Simplifica MT”, estabelecido pelo governador Mauro Mendes no Decreto nº 512/2020, a Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) e a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) reuniram, nesta terça-feira (21/09), os secretários adjuntos sistêmicos do primeiro grupo de órgãos que implantarão o processo eletrônico por meio da utilização do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (Sigadoc).
Nesta etapa do plano de implantação do Sigadoc, serão contemplados sete órgãos: Casa Civil, Seplag, Meio Ambiente (Sema), Segurança Pública (Sesp), Ciência Tecnologia e Inovação (Seciteci), Desenvolvimento Econômico (Sedec) e Infraestrutura e Logística (Sinfra).
Na reunião, o secretário-adjunto de Auditoria e Controle da CGE-MT, José Alves Pereira Filho, esclareceu que a estratégia de implantação do Sigadoc será bem simplificada, sem a necessidade de mapeamento de processos, integração com outros sistemas informatizados e criação de documentos específicos dentro do sistema.
“Neste momento, o que se busca é apenas a transição do processo físico para o processo eletrônico. Temos a convicção de que é um processo simples e que a ferramenta traz excelentes resultados para a gestão, como segurança, transparência, economia e sustentabilidade ambiental”, pontuou.
Neste mês de setembro, a CGE-MT passou a integrar a coordenação de implantação do Sigadoc em conjunto com a Seplag. A participação da Controladoria foi motivada pelo êxito do órgão no uso da ferramenta. Todas as áreas da CGE já estão integradas ao sistema oficial de documentos digitais.
“Com a parceria entre a CGE e a Seplag poderemos avançar muito na implantação do processo eletrônico e, com isso, melhorar a eficiência e gerar economia aos órgãos do Poder Executivo Estadual”, salientou o titular secretário de Estado de Planejamento e Gestão, Basílio Bezerra.
Desde então, os auditores Aprígio Guilherme Miranda de Freitas e Paulo Farias Nazareth Netto, que representam a CGE na comissão coordenadora de implantação, têm explorado as funcionalidades do sistema e apresentado soluções para simplificar o uso do Sigadoc.
Dessa forma, na reunião desta terça-feira (21/09), foram apresentadas aos secretários-adjuntos diversas funcionalidades que tornam o sistema de fácil aplicação. Uma delas é a possibilidade de capturar documento de qualquer fonte e incorporá-lo ao Sigadoc com assinatura certificada no próprio sistema.
“É possível, por exemplo, capturar um termo de referência ou qualquer outro documento de uma aquisição, e os signatários (mais de um) assinarem de forma digital dentro do sistema”, exemplificou o auditor Aprígio Guilherme Miranda de Freitas, superintendente de Inteligência da CGE.
Outras facilidades da ferramenta são a tramitação de documentos em lote, assinatura de diversos arquivos de uma única vez, numeração automática dos processos e montagem de processos de aquisição, de empenho e de pagamento, com possibilidade de vínculo entre eles ou de subprocesso.
O plano de implantação do Sigadoc envolve apoio de infraestrutura de tecnologia da informação, disponibilização de modelos de documentos comuns a todos os órgãos estaduais, edição de normativas com os procedimentos para utilização do Sigadoc e capacitação dos usuários.
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