Assessoria | Polícia Civil-MT
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A Polícia Civil de Mato Grosso, por meio do Arquivo Central da Diretoria de Execução Estratégica (DEE), realizou na manhã desta terça-feira (24.08), a eliminação de 192 caixas box, contendo um total de 26,88 metros lineares de documentos que perderam a validade. O descarte foi realizado pela terceira vez na história da Instituição, e aconteceu em uma empresa de reciclagem, no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.
O montante de papéis que passou do prazo de guarda (tempo de validade) estava acondicionado no Arquivo Central da Polícia Civil, e refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1985 a 2013.
Uma vez selecionados em razão do prazo de guarda cumprido, é feita a lista dos documentos para descarte, que passa pela aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão de Informação, da Secretaria de Segurança Pública.
Posteriormente a lista é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação. Para alguns dos documentos vencidos, é necessário também a aprovação do Tribunal de Contas do Estado.
Em reunião no dia 09 de junho deste ano, os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão de Informação, aprovaram por unanimidade a listagem de eliminação dos documentos, seguindo suas classificações.
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O edital de ciência de eliminação de documentos 01/2021, foi publicado no Diário Oficial de 21 de maio de 2021. Correram mais 30 dias de prazo de manifestações contrárias, até a realização do descarte, realizado nesta terça-feira (24).
As 192 caixas box com os documentos foram transportadas em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotadas em uma máquina específica e transformadas em material reciclado. Todo o processo de eliminação foi acompanhado pela equipe de policiais civis do Arquivo Central, Glauce Regina Pacheco Corrêa, Vânia Prates Macedo, e João Batista de Lima.
A investigadora Glauce Regina explica que a eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. “A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216”, destacou.
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Legislação
O ato de descarte realizado pela terceira vez, obedece a critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos, datada de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos. O primeiro descarte ocorreu em junho de 2017, com a destruição de 5 toneladas de documentos diversos.
O Arquivo Central da Polícia Civil, localizado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da Instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.
O trabalho desenvolvido por este setor da Polícia Civil, antecipa as determinações da Instrução Normativa da Secretaria de Estado de Planejamento (Seplag), a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.
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Classificação dos documentos
São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.
