A partir desta quarta-feira (1º/09), todos os novos processos relativos à atividade de Corregedoria no âmbito do Governo de Mato Grosso devem tramitar, exclusivamente, pelo Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (Sigadoc). A exigência está prevista na Instrução Normativa nº 01/2021, da Controladoria Geral do Estado (CGE-MT), órgão central do Sistema de Correição do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
A Instrução Normativa nº 01/2021 estabelece que o documento digital e o documento digitalizado a partir do original iniciados e tramitados pelo Sigadoc passam a ser considerados válidos e a produzir todos os efeitos legais na apuração de responsabilidade de agentes públicos e de pessoas jurídicas. Os documentos produzidos no Sigadoc devem ser assinados eletronicamente por meio de login e senha ou de certificado digital, observadas as normas de segurança e controle de uso.
O uso do Sigadoc passa a ser obrigatório inclusive para os documentos físicos externos, produzidos pelas partes externas nos processos (advogados, Poder Judiciário e Ministério Público) e apresentados às respectivas Unidades Setoriais de Correição. Neste caso, os documentos devem ser digitalizados e inseridos no sistema por servidores das Unidades Setoriais ou Comissões Processantes. As versões físicas devem ser enviadas às unidades de arquivo para guarda e preservação.
Já em relação aos processos físicos antigos, anteriores à 24 de agosto de 2021, data de publicação da Instrução Normativa CGE nº 01/202 no Diário Oficial do Estado, ficam facultadas a digitalização e a inserção no Sigadoc. Neste caso, as Unidades Setoriais que optarem pela conversão do processo físico em eletrônico devem inserir no Sistema de Protocolo o número do processo do Sigadoc e vice-versa.
A atuação da CGE na área de Corregedoria somente não alcança procedimentos administrativos disciplinares relativos à Procuradoria Geral do Estado (PGE), à Polícia Judiciária Civil (PJC), à Polícia Militar (PM-MT) e ao Corpo de Bombeiros Militar (CBMMT), já que essas instituições têm ordenamentos disciplinares próprios para os servidores. Ou seja, não são regidas pelo Estatuto do Servidor Público Estadual (Lei Complementar 04/1990).
Modernização
Com a exigência de uso do Sigadoc para registro e tramitação dos novos processos da atividade de Corregedoria, toda a área finalística da CGE passa a estar integrada ao sistema oficial. A Controladoria começou a utilizar o Sigadoc em março deste ano para os documentos e produtos de auditoria, controle preventivo, ouvidoria e transparência.
Para a inserção dos produtos no sistema, a CGE criou grupo de trabalho interno envolvendo representantes de diversos setores, tais como Gabinete, Núcleo de Gestão Estratégica para Resultados (Nger) e Superintendência de Inteligência. O trabalho teve a supervisão da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), responsável pelo desenvolvimento e administração do sistema.
A ideia é proporcionar economia com impressão e transporte (abastecimento de combustível dos veículos oficiais) para entrega dos trabalhos, bem como agilidade nas análises da Controladoria. “O esforço conjunto de adesão ao Sigadoc é uma diretriz da alta gestão da CGE, em atendimento à demanda do governador do Estado, de busca pela eficiência e modernização administrativa”, observa o secretário-controlador geral do Estado, Emerson Hideki Hayashida.
Auxílio
No caso de dúvidas ou dificuldades no registro de documentos e processos pelo Sigadoc, a equipe da Superintendência de Inteligência da CGE-MT está à disposição dos órgãos estaduais para ajudar. Para tanto, entrar em contato pelo e-mail: si@controladoria.mt.gov.br.
Confira AQUI a Instrução Normativa CGE nº 01/2021.
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