Já pensou encontrar soluções para organizar um arquivo inteiro por meio de um jogo interativo com os colegas do setor? Isso é possível brincando com um jogo chamado de “Qual a Solução?”, que foi criado para auxiliar os setores governamentais que estão em busca de soluções práticas para Gestão de Documentos. A ideia obteve o primeiro lugar no concurso de Inovações de Práticas Públicas.
O desafio foi criado pelos servidores responsáveis pela gestão de documentos da Secretaria de Segurança Pública (Sesp) durante a Maratona da Inovação, realizada em outubro. Eles participaram de diversas oficinas sobre inovação e, a partir do que aprenderam, apresentaram diferentes soluções inovadoras que poderiam trazer respostas ainda não encontradas para a melhoria da eficiência do Setor Público.
O primeiro lugar ficou com o grupo de servidores que trabalha na Gerência de Arquivo da Sesp, que é responsável pela gestão de mais de 23 mil caixas de documentos, com expedientes de Cuiabá e Várzea Grande. O grupo desenvolveu um jogo chamado “Qual a Solução” que possui aplicabilidade e é capaz de tornar a tarefa de organização de um arquivo em um trabalho simples e produtivo.
Antes de ser apresentado, o jogo foi testado em três setores diferentes da secretaria de segurança com a participação dos colaboradores envolvidos diretamente com arquivo de documentos. Com a aprovação da ideia, o grupo percebeu que o projeto estava pronto para ser apresentado e executado em qualquer repartição do Estado, que faz a gestão de arquivos correntes.
A gerente do arquivo da Sesp, Alessandra Gonçalves de Oliveira, disse que a ideia surgiu através das dificuldades enfrentadas na sua rotina. “A partir das lives que assistimos e das dificuldades enfrentadas, conseguimos encontrar respostas para os problemas comuns no setor e assim criamos o jogo “Qual a Solução?”, que torna a gestão de documentos em uma tarefa mais simples e lúdica”, disse.
A superintendente Administrativa da Secretaria Adjunta de Administração (SAAS), Marinês de Carli elogiou a iniciativa e considerou que a ideia traz resultados efetivos para quem depende do serviço público. “Quando um documento é arquivado de maneira incorreta, gastamos muito tempo para localizar e com esse jogo a localização se torna muito mais rápida, diminuindo até o prazo de tramitação de um processo”, comemorou a superintendente.
A gerente do arquivo defende que o projeto seja aplicado nas unidades da SESP, em todo o estado e a superintendente administrativa também está de acordo. “Vamos aproveitar o jogo aqui na secretaria e depois nas unidades descentralizadas e esperamos que esse projeto chegue em todas as instituições de segurança em Mato Grosso”, defendeu Marinês de Carli.
