O Governo de Mato Grosso, por meio da Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag) e Controladoria Geral do Estado (CGE-MT), publicou no Diário Oficial do Estado, desta terça-feira (26.10), o cronograma de início da obrigatoriedade de uso do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (Sigadoc) por cada órgão/entidade para todos os atos processuais. A obrigatoriedade de implantação da ferramenta será progressiva, por grupos de instituições, com início entre 1º de novembro de 2021 e 1º de janeiro de 2022.
De acordo com o Decreto Estadual nº 1.161/2021, os órgãos/entidades do grupo 1 (Casa Civil, CGE, MTI, Fapemat, Gabinete do Governador, Seciteci, Secom, Sedec, Seplag e Sesp) deverão adotar a sistemática digital a partir de 1º de novembro de 2021.
Já para os órgãos/entidades do grupo 2 (Detran, Empaer, Funac, Unemat, MT Saúde, Ipem, Jucemat, Secel, Seduc, Sefaz, Sinfra e Sema) a exigência começará a valer a partir de 1º de dezembro de 2021.
Por fim, para as instituições do grupo 2 (Desenvolve MT, Ager, Ceasa, MT Gás, Metamat, Indea, MT Prev, MT Par, PGE, Seaf, Setasc e SES), obrigatoriedade de uso do sistema começará dia 1° de janeiro de 2022.
A partir das datas de início da exigência, o atual Sistema de Protocolo do Estado permanecerá disponível apenas para consulta, com uso vedado para registro de novos documentos.
Entretanto, os processos autuados em meio físico que já se encontrem em tramitação nos órgãos e entidades estaduais poderão ter seus atos processuais expedidos em suporte físico, inclusive com utilização do Sistema de Protocolo, desde que, posteriormente, os processos sejam digitalizados e inseridos no Sigadoc.
Treinamentos
As datas de início da exigência para cada grupo de instituições foram definidas com base no cronograma de capacitações em andamento para uso da ferramenta. A série de treinamentos teve início neste mês de outubro com encerramento previsto para 10 de dezembro de 2021, como parte do 14º do “Programa CGE ORIENTA – Estado Íntegro e Eficaz”.
Até o fim do ano, serão realizadas 40 capacitações, com transmissão ao vivo e de forma simultânea pela plataforma Google Meet e pelo canal de YouTube da CGE.
Já foram realizados 12 treinamentos direcionados aos servidores de oito órgãos/entidades estaduais. Após as transmissões, os vídeos ficam disponíveis para consulta no canal de Youtube da CGE.
Independentemente das datas iestabelecidas no Decreto Estadual nº 1.161/2021 para início da obrigatoriedade, alguns órgãos já implantaram o sistema em suas rotinas administrativas, como CGE, Seplag, Seciteci, Intermat, Secom e Casa Civil.
Modernização
Instituído pelo Decreto Estadual nº 511/2020, o Sigadoc permite a produção, edição, assinatura e tramitação de documentos e processos de forma totalmente eletrônica.
Algumas das vantagens de uso da ferramenta são: celeridade na tramitação de documentos, aumento da produtividade, redução de custos (com papel, impressão, envio de malotes etc), segurança da informação, transparência dos processos administrativos (os quais poderão ser rastreados) e preservação ambiental (pela redução no consumo de papel).
