A Prefeitura de Rondonópolis vem trabalhando para a implantação do Sistema Integrado de Gestão Administrativa de Documentos (Siga-Doc), que visa eliminar o uso de papel, otimizar recursos, digitalizar processos na administração pública. A implantação do Siga-Doc é coordenado pelo Departamento de Arquivo Público da Secretaria Municipal de Administração, que vem trabalhando para a sua implantação há alguns anos. Em 2019, foi aprovada a Lei 10.301, que criou o Sistema Municipal de Arquivos e a Política de Arquivos (Sismarq).
Dentro do processo de implantação da ferramenta à gestão da documentação digital na administração pública municipal, nesta segunda-feira (21), realizou-se, no auditório do Palácio da Cidadania, um encontro de servidores de algumas secretarias municipais com a Superintendente de Arquivo Público do Estado, Vanda da Silva, e a Secretaria Adjunta de Planejamento e Gestão, Karollyne Nascimento Martiano. Na ocasião, elas passaram um pouco da experiência que estão tendo no processo de implantação do sistema de gestão eletrônica de documentos na administração estadual.
“Foi muito positiva a conversa que tivemos hoje. É um processo longo a implantação do sistema e vai envolver todas as secretarias. Demos hoje (segunda-feira) mais um passo importante no processo de capacitação de servidores para a utilização desta ferramenta, que o Arquivo Público Municipal vem trabalhando há alguns anos, pois ela permitirá a gestão de documento de forma eletrônica, facilitando o controle e o rastreamento de processos, reduzindo custos e a utilização de papel”, disse a gerente do Departamento de Arquivo Público, Valdeíra Cardoso.
A apresentação do Siga-Doc foi feita, primeiramente, para os servidores do Departamento de Tecnologia da Informação (TI) e as Secretaria de Administração, Secretaria de Ciência, Tecnologia e Informação e da Secretaria de Promoção e Assistência Social. “Para se evitar reunir muitas pessoas num local só, por conta da pandemia, fragmentamos o processo de apresentação. Mas, aos poucos, iremos avançando e envolvendo outras secretarias na discussão de implantação da ferramenta em todos setores da prefeitura”, assinalou Valdeíra.
Segundo ela, os servidores e os cidadãos só tem a ganhar com a implantação do sistema digital, pois, além de reduzir custos e o impacto ambiental, através da diminuição do uso de papel, o sistema agiliza a comunicação e a tramitação de expedientes, garantindo maior segurança no controle e rastreamento dos processos administrativos.
Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região, o sistema é um software livre sem custos de licenciamento e com alta aderência ao modelo de requisitos para a gestão arquivística, que já vem sendo utilizada por várias instituições públicas no país.
